Vad ingår i kontorsstädning?
I en vanlig kontorsstädning ingår att tömma papperskorgarna, dammsuga och våttorka golven, torka av fria ytor och rengöra toaletter och pentry. Lister, element och kylskåpet invändigt städas oftast ungefär en gång i månaden, medan storstädning, golvvård och fönsterputs görs mer sällan och ofta beställs som tillägg. Exakt vad som ingår hos er står i arbetsbeskrivningen, som ni kan ta fram tillsammans med städfirman utifrån checklistan per rum längre ner.
Det som ingår vid varje kontorsstädning
Städaren tömmer papperskorgarna och bär ut återvinningen. Golven dammsugs överallt, men våttorkningen läggs där smutsen samlas, i entrén, i pentryt och på toaletterna. På toaletterna gör städaren rent toalettstol, handfat, kranar och spegel och fyller sedan på papper, tvål och handdukar. I pentryt torkar hen av bänkar, bord och diskho.
Handtag, ljusknappar och knapparna på kaffemaskinen och skrivaren ser sällan smutsiga ut, men många tar i dem varje dag, så de behöver stå med i arbetsbeskrivningen.
Skrivborden behöver en överenskommelse. Städaren torkar av de ytor som är fria men lämnar papper, skärmar och saker som ligger framme som de ligger.
Lister, element och kylskåp en gång i månaden
Lister, element, dörrar, dörrkarmar och stoppade stolar brukar städas ungefär en gång i månaden. Det märks inte om de hoppas över en gång, men dammet syns efter ett par månader. I pentryt brukar mikrovågsugnen och kylskåpet göras rena invändigt i ungefär samma takt.
Kylskåpet blir lätt ogjort, eftersom ingen har bestämt vem som slänger de gamla matlådorna. Bestäm en fast dag i månaden då personalen tömmer det, så kan städaren torka ur det vid städningen efter.
Storstädning, fönsterputs och andra tillägg
Storstädning
En storstädning tar det som den löpande städningen inte når, som väggar, belysning, ljudabsorbenter och textila möbler. I köket får skåp, ugn och fläkt en grundlig rengöring. Ni behöver inte ta hela kontoret på en gång utan kan välja de delar som behöver det mest, till exempel köket inför sommaren.
Golvvård
Beroende på golvet skurar man, polerar och lägger på ny polish eller vax, eller så slipar och impregnerar man. Linoleum behöver något annat än sten eller trä, så golvmaterialet avgör både metod och intervall. Skriv in golvvården med ett ungefärligt intervall, annars blir den gjord först när golvet ser slitet ut. Vi på Q & Co började med golvvård och sköter den i dag som en tilläggstjänst till kontorsstädningen.
Fönsterputs
Fönsterputs ingår sällan i den löpande städningen utan får ett eget intervall efter hur fort fönstren blir smutsiga. Hos Q & Co sköter vår partner Ultraputs fönsterputsen, antingen löpande enligt avtal eller som en enskild beställning.
Entrémattor och förbrukningsmaterial
Entrémattor kan hyras med regelbunden tvätt och byte. Förbrukningsmaterial som toalettpapper, handdukspapper och tvål köper en del kontor in själva, medan andra låter städfirman sköta inköpet. Kontrollera också om städmedel och utrustning ingår i priset eller faktureras för sig. På Q & Co ingår de i priset, medan förbrukningsmaterialet är ett tillägg som ni kan välja. Då köper vi in, levererar och fyller på efter er förbrukning.
Checklista för kontorsstädning per rum
Använd checklistan som städschema när ni går igenom kontoret med städfirman. Takten för det som görs varje månad och en eller ett par gånger om året är ett förslag för ett kontor som städas en eller ett par gånger i veckan, så anpassa den efter hur många ni är och hur lokalerna används.
| Rum | Vid varje städning | Ungefär en gång i månaden | En eller ett par gånger om året |
|---|---|---|---|
| Entré och korridorer | Golv dammsugs och våttorkas, entrémattan dammsugs, fingeravtryck på glasdörrar tas bort, handtag och ljusknappar torkas av | Lister, element, dörrar och karmar dammtorkas | Väggar och belysning rengörs, golvvård |
| Arbetsplatser | Papperskorgar och återvinning töms, fria skrivbordsytor, hyllor och fönsterbrädor torkas av, handtag, ljusknappar och knappar på skrivaren torkas av, golv dammsugs | Golv våttorkas, element dammtorkas, stoppade stolar dammsugs | Belysning och ljudabsorbenter rengörs, textila möbler tvättas |
| Mötesrum | Bord och glasytor torkas av, papperskorgar töms, golv dammsugs | Stolar dammsugs, whiteboard rengörs om ni vill det | Textila stolar tvättas, ljudabsorbenter rengörs |
| Pentry och kök | Bänkar, bord och diskho torkas av, utsidan av kaffemaskin, kylskåp och mikrovågsugn torkas av, sopor och återvinning töms, golv dammsugs och våttorkas | Mikrovågsugn rengörs invändigt, kylskåp torkas ur efter att personalen har tömt det, stolar torkas av | Skåp invändigt, ugn och fläkt rengörs |
| Toaletter | Toalettstol, handfat, kranar och spegel rengörs, papper, tvål och handdukar fylls på, papperskorg töms, handtag och spolknapp torkas av, golv våttorkas | Kakel och dörrar tvättas | Väggar från golv till tak och belysning rengörs |
Det som inte står i arbetsbeskrivningen ingår normalt inte. Lägg därför till en egen rad för varje rum som saknas i tabellen, som ett tyst rum, ett förråd eller ett omklädningsrum med dusch.
Vem gör vad, städaren eller personalen?
Disken, kylskåpet och skrivborden blir oftast ogjorda för att ingen vet vem som ska ta hand om dem, inte för att de är svåra att städa. Tabellen visar den vanligaste fördelningen mellan städaren och personalen, men ni kan fördela annorlunda så länge ni skriver in det i arbetsbeskrivningen.
| Uppgift | Städaren | Personalen |
|---|---|---|
| Skrivbord | Torkar av fria ytor | Plockar undan papper, koppar och laddare före städningen |
| Disk och diskmaskin | Torkar diskbänk och diskho | Diskar, fyller och tömmer diskmaskinen, om inget annat är bestämt |
| Kylskåpet | Torkar ur det efter tömningen | Tömmer det på en fast dag |
| Mötesrum | Torkar bord och tar golvet | Bär ut koppar, flaskor och papper efter mötet |
| Återvinning | Tömmer kärlen och bär ut | Sorterar rätt i kärlen |
| Påfyllning | Fyller på papper, tvål och handdukar | Fyller på mellan städningarna och säger till när förrådet tar slut, om inte städfirman sköter inköpet |
| Datorer och skärmar | Torkar dem bara om ni har bett om det | Torkar egna tangentbord, möss och skärmar |
Städning på ett litet och ett stort kontor
Ett litet och ett stort kontor behöver ungefär samma moment, men inte lika ofta och inte lika noga nedskrivna.
Ett kontor med tio personer har kanske en toalett, ett litet pentry och ett mötesrum. Där kan det räcka med städning en gång i veckan eller varannan vecka, med tiden lagd främst på toaletten, pentryt och golven. Eftersom besöken är glesa får månadsmomenten rotera, så att lister och element tas ena gången och dörrar och stoppade stolar nästa.
Med 80 personer ser arbetsbeskrivningen annorlunda ut. Toaletterna och pentryt används av så många att de kan behöva städas varje dag eller några dagar i veckan, även om arbetsplatserna klarar sig med glesare städning. Mötesrummen blir fler och är bokade större delen av dagen, så de behöver en egen rad med egen takt. Förbrukningen av papper och tvål blir så stor att påfyllningen behöver ett eget upplägg med förråd och beställning. Dela gärna upp arbetsbeskrivningen per våning eller zon med en planritning. Utse också en person hos er som samlar in synpunkterna, annars får städaren önskemål från många håll som ibland säger emot varandra.
Vanliga missar i kontorsstädningen
Det som missas är oftast lätt att städa men har aldrig skrivits in, som glas inomhus. Glasväggen i mötesrummet och glasdörren i entrén hör inte till fönsterputsen, så skriv in hur ofta de ska torkas av.
Samma sak händer med rum som har tillkommit. Ett förråd som har blivit arbetsrum finns inte med i en arbetsbeskrivning som skrevs när ni flyttade in. Golvet under skrivbord med kablar kommer inte heller med av sig själv. Entrén blir dessutom smutsigare när grus och vatten följer med in på hösten och vintern, så skriv in en tätare takt för de månaderna.
En del går inte att skriva ner fullt ut, som vilka skrivbord som ska lämnas orörda eller var det brukar behövas lite extra efter en vecka med många besökare. Det lär sig den som kommer tillbaka till samma kontor, så fråga städfirman vem som kommer att städa hos er. Vår personal på Q & Co stannar länge, så ni får samma städare varje gång.
Vad ni kan stryka i arbetsbeskrivningen
En arbetsbeskrivning som tar med allt blir dyrare än den behöver vara, eftersom varje moment tar tid. Skriv ut det ni stryker under ”Det som inte ingår” i arbetsbeskrivningen, så att både ni och städaren vet var gränsen går. Ofta går det att spara på tre punkter:
- Våttorkning av alla golv vid varje städning. I arbetsrum med lite spring räcker det med dammsugning mellan våttorkningarna.
- Rum som knappt används. Ett arkiv eller förråd kan städas vid behov i stället för vid varje besök.
- Det fastighetsägaren redan sköter. Läs hyresavtalet, eftersom städning av trapphus och hiss eller den utvändiga fönsterputsen ibland ingår i hyran.
Arbetsbeskrivningen görs bäst på plats
Arbetsbeskrivningen säger vad som görs i varje rum och hur ofta. Den blir bäst när ni går runt i lokalerna tillsammans med städfirman, eftersom det på plats syns att mötesrummet med glasväggar behöver mer än förrådet och att entrén blir smutsig fortare än korridoren längst in. På Q & Co tar vi fram arbetsbeskrivningen tillsammans med er vid platsbesöket. Vår personal följer sedan det vi har kommit överens om. Hur ni väljer städfirma tar vi upp i Anlita städfirma till kontoret.
Ansvaret för att det finns en rutin ligger hos er som arbetsgivare. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om utformning av arbetsplatser ska arbetsgivaren se till att arbetsplatser underhålls och rengörs enligt rutiner som är anpassade efter verksamheten, arbetstagarnas förutsättningar och arbetsplatsens utformning (AFS 2023:12, 3 kap. 69 §). Föreskriften säger inte hur ofta ni ska städa, bara att rutinen ska passa er verksamhet och era lokaler.
Gå igenom arbetsbeskrivningen igen efter de första veckorna, med checklistan i handen. Då ser ni om något behöver göras oftare eller kan strykas. Är kontoret nästan tomt vissa dagar kan ni lägga städningen efter de dagar ni är på plats.
Mall för arbetsbeskrivning att kopiera
Fyll i det ni vet innan städfirman kommer ut och resten när ni går runt i lokalerna tillsammans. Då går besöket fortare. Ber ni flera firmor om offert blir offerterna också lättare att jämföra, eftersom alla utgår från samma underlag.
ARBETSBESKRIVNING FÖR KONTORSSTÄDNING
- Företag och adress:
- Kontaktperson hos oss (namn, telefon):
- Kontaktperson hos städfirman:
LOKALERNA
- Ungefärlig yta och antal våningar:
- Antal personer på kontoret en vanlig dag:
- Golv (till exempel linoleum, trä, sten, textil):
- Rum som ingår, med antal (entré, arbetsplatser, mötesrum, pentry, toaletter, övriga):
- Rum som inte ska städas eller bara efter överenskommelse:
TIDER
- Dagar för städningen:
- Under eller utanför kontorstid:
- Tillträde, hur och när städaren kommer in:
STÄDNINGEN (se checklistan per rum)
- Vid varje städning:
- Ungefär en gång i månaden:
- En eller ett par gånger om året:
- Det som inte ingår:
PERSONALEN SKÖTER SJÄLV
- Skrivbord före städningen:
- Disk och diskmaskin:
- Kylskåpet, tömning på fast dag (vilken):
- Påfyllning mellan städningarna:
MATERIAL
- Städmaterial och utrustning (ingår eller tillkommer):
- Förbrukningsmaterial (vem köper in, var förrådet står):
- Miljökrav på medel:
TILLÄGG
- Fönsterputs (intervall):
- Golvvård (intervall):
- Entrémattor:
- Storstädning (vilka delar, när):
UPPFÖLJNING
- Första avstämningen (datum):
- Så säger vi till om något har missats:
- Ändringar (datum och vad):
Kostnadsfritt platsbesök och offert från Q & Co
Q & Co startade 1989 i Småland som Värnamo Städ. En del av kunderna från första året är kvar hos oss än i dag. Vill ni ha hjälp med arbetsbeskrivningen kan ni skicka en förfrågan i vårt kontaktformulär, ringa 040‑24 05 33 eller mejla info@qco.se. Vår ambition är att återkomma inom en arbetsdag. Sedan kommer vi ut på ett kostnadsfritt platsbesök och lämnar en kostnadsfri offert med fast månadspris. Ni bestämmer hur ofta vi städar, varje dag, några dagar i veckan, en gång i veckan eller varannan vecka. Vi gör kontorsstädning i Malmö och kontorsstädning i Lund, under eller utanför kontorstid.
”Jag har flera gånger anlitat Q & Co som städföretag på mina olika arbetsplatser här i Malmö sedan 2008. […] Personlig och bra kontakt både med personalen som är ute hos oss och städar och företagets övriga personal. […]”
Lena Lagerlund, Management & Office Coordinator
Har ni flera offerter att jämföra går vi igenom hur ni gör det i Offert på kontorsstädning.
Vanliga frågor
Vad brukar ingå i kontorsstädning varje vecka?
I kontorsstädning varje vecka ingår oftast att tömma papperskorgar och återvinning, dammsuga golven och våttorka dem där smutsen samlas, torka av fria ytor och rengöra toaletter och pentry. Städaren fyller också på papper, tvål och handdukar och torkar av kontaktytor som handtag och ljusknappar. Lister, element och kylskåpet invändigt tas oftast mer sällan, till exempel en gång i månaden.
Finns det krav på hur ofta ett kontor ska städas?
Nej, Arbetsmiljöverkets föreskrifter anger inte hur ofta ett kontor ska städas, men arbetsgivaren ska ha rutiner för underhåll och rengöring som är anpassade efter verksamheten, de anställdas förutsättningar och lokalerna (AFS 2023:12, 3 kap. 69 §). Ett litet kontor klarar sig ofta med städning en gång i veckan eller varannan vecka, medan toaletter och pentry på ett stort kontor kan behöva städas varje dag eller några dagar i veckan.
Ingår fönsterputs i kontorsstädningen?
Fönsterputs ingår sällan i den löpande kontorsstädningen. Den får ett eget intervall och görs antingen löpande enligt avtal eller vid enstaka tillfällen.
Vem fyller på toalettpapper och tvål på kontoret?
Städaren fyller oftast på toalettpapper, handdukspapper och tvål vid varje städning. Inköpet sköter en del kontor själva, medan andra låter städfirman ta det som ett tillägg.