Så jämför ni offerter på kontorsstädning

Varför offerter från städfirmor är svåra att jämföra

Den som tar in offerter på kontorsstädning får ofta tre offerter som är uppställda på tre olika sätt, med timpris, kvadratmeterpris och månadspris. Dessutom har varje firma räknat på sin egen bild av vad som ska göras. En har glasytorna med en gång i månaden medan en annan inte har med dem alls, så den lägsta siffran kan helt enkelt vara det minsta jobbet.

En offert på kontorsstädning beskriver oftast vad som ska göras och hur ofta, men den kan också beskriva hur rent det ska vara och låta firman avgöra hur ofta det behövs. I sina krav för upphandling av städtjänster hänvisar Upphandlingsmyndigheten till standarden SS-INSTA 800 för att beskriva städkvaliteten i förväg och bedöma den efteråt. Erbjuder en firma att städa efter en kvalitetsnivå i stället för ett schema, be den också lämna pris på samma arbetsbeskrivning som de andra.

Samma underlag och platsbesök för alla städfirmor

Skriv ner vad ni vill ha innan ni kontaktar någon firma. Skicka sedan samma underlag till två eller tre firmor och be om priset på samma sätt från alla, helst som ett fast månadspris med tilläggen för sig. Byter ni från en annan firma, läs också hur ni byter städfirma utan glapp.

Låt varje firma göra ett platsbesök, eftersom en firma som lämnar ett fast pris utan att ha sett lokalerna har fått gissa på allt som inte står i underlaget. Visa alla samma saker och ge alla samma svar, så att ingen räknar på ett annat kontor än de andra.

Mall för offertförfrågan på kontorsstädning

Kopiera listan och fyll i:

• Lokalerna. Adress, ungefärlig yta och vilka delar som ska städas.
• Kontoret en vanlig dag. Antal arbetsplatser och ungefär hur många som är på plats.
• Rummen som tar tid. Antal toaletter, kök och pentryn.
• Golven. Vilka golv ni har, som mattor, linoleum, trä eller sten.
• Hur ofta. Varje dag, några dagar i veckan, en gång i veckan eller varannan vecka. Skriv om toaletter och pentry ska städas oftare än resten.
• Tider. Under eller utanför kontorstid.
• Det som ska göras. Vid varje tillfälle och mer sällan. Vet ni inte, be firman föreslå det.
• Tillägg ni vill ha pris på. Till exempel fönsterputs, storstädning, golvvård, entrémattor eller förbrukningsmaterial.
• Start. När ert nuvarande avtal löper ut.
• Priset. Ett fast pris per månad utan moms, med tilläggen för sig.
• Kontakt. Vem som visar lokalerna och när offerten ska vara inne.

Checklista för offerter på kontorsstädning

Lägg varje offert bredvid listan och pricka av:

• arbetsbeskrivningen för varje del av kontoret, med det som görs vid varje tillfälle och det som görs mer sällan
• hur ofta det städas och på vilka tider
• priset som en kostnad per månad, hur firman än har räknat fram det
• vad som ingår i priset och vad som kostar extra
• om städmaterial, utrustning och förbrukningsmaterial ingår
• vem som städar, om det är firmans egen personal eller en underleverantör och om det blir samma städare varje gång
• vem som täcker upp när städaren är sjuk
• hur kvaliteten följs upp och vad som händer när något har missats
• avtalets villkor, som hur och när priset justeras, hur länge avtalet gäller och hur det sägs upp

Läs också hur offerten är skriven. En offert som nämner era rum och det ni pratade om på platsbesöket är skriven för er, medan en som kunde ha gått till vilket kontor som helst tyder på att firman inte har tittat så noga.

Uppföljningen är lättast att missa, fast det är den som avgör vad som händer den dag något inte blir gjort. Hos Q & Co följer våra arbetsledare Viveka och Anna upp städningen med regelbundna kontroller och åtgärdar det som inte blivit gjort. Arbetsledaren är också er kontaktperson.

Pris per timme, per kvadratmeter eller per månad

Städfirmor anger oftast priset per timme, per kvadratmeter eller per månad. Varje modell har sin egen fälla när ni ska jämföra.

Timpris

Timpris passar bra för enstaka uppdrag. För löpande städning säger det lite, eftersom totalen beror på hur många timmar firman räknar med. En firma med lägre timpris kan alltså bli dyrare än en med högre, så be om ett fast månadspris i stället.

Kvadratmeterpris

Ett pris per kvadratmeter har två fällor. Två firmor med samma pris kan ha utgått från olika ytor, där den ena räknar hela hyresytan med förråd och korridorer och den andra bara det som städas. Dessutom räknas alla kvadratmetrar lika, fast en kvadratmeter toalett tar mycket längre tid än en kvadratmeter kontorsrum. Fråga vilken yta priset bygger på och om det gäller per tillfälle eller per månad.

Fast månadspris

Ett fast månadspris är samma belopp varje månad för den städning ni har kommit överens om. Ni vet vad varje månad kostar och kan budgetera för den, men priset håller bara om arbetsbeskrivningen bakom det stämmer med era lokaler.

Har ni fått priser i olika modeller, be alla firmor räkna om till en kostnad per månad för samma städning. Kontrollera också att alla firmor anger priset utan moms, som priser till företag oftast anges, så att ni inte jämför ett pris med moms mot ett utan.

Vad påverkar priset på kontorsstädning?

Två kontor av samma storlek kan kräva helt olika mycket arbete. Toaletter och kök tar lång tid i förhållande till sin yta, eftersom de ska rengöras grundligt vid varje tillfälle, så ett kontor med många toaletter eller flera pentryn kostar mer att städa än ett lika stort kontor med en toalett och ett kök. Hur många som är på kontoret märks i papperskorgarna och på toaletterna.

Golven och inredningen spelar också in. Många glasytor, mycket möbler att städa runt och skrivbord fulla av papper gör att varje rum tar längre tid. Golv som behöver särskild vård, som linoleum som ska poleras, läggs oftast upp som golvvård vid sidan av den löpande städningen.

Hur ofta ni vill ha städning påverkar månadskostnaden direkt. Alla rum behöver inte samma takt. Toaletter och pentry kan städas oftare än kontorsrummen, vilket kostar mindre än att ta hela kontoret lika ofta. Städning under kontorstid kan dessutom kosta något annat än städning utanför, så be firmorna räkna på den tid ni vill ha.

Priskalkylatorer på nätet ger därför osäkra svar, eftersom många utgår från ett genomsnittspris per kvadratmeter och inte vet hur många toaletter ni har eller hur mycket som står på golven.

Vad ingår i priset och vad kostar extra?

I den löpande kontorsstädningen ingår det som arbetsbeskrivningen säger ska göras vid varje tillfälle, som att tömma papperskorgar, torka av ytor, dammsuga och våttorka golven, rengöra toaletter och pentry och fylla på papper, tvål och handdukar. Hela listan finns i artikeln om vad som ingår i kontorsstädning.

Storstädning, fönsterputs, golvvård och entrémattor har oftast ett eget pris. Läs offerten noga på den punkten, eftersom en firma kan ha räknat in fönsterputsen i månadspriset medan en annan lägger den som tillägg.

Städmaterial och utrustning är det städaren använder, medan förbrukningsmaterial som papper och tvål är det era medarbetare och besökare använder. Firmorna räknar dem olika. Hos Q & Co ingår städmaterial och utrustning i priset. Förbrukningsmaterialet kan ni beställa av oss som ett tillägg, så att vi sköter både inköp och påfyllning.

Varför den billigaste offerten kan bli dyrast

När en offert på kontorsstädning ligger långt under de andra kan det bero på att firman har räknat med för lite arbetstid. Städaren hinner då inte med allt i arbetsbeskrivningen, så det som tar längst tid görs i all hast. När tiden inte räcker kan också arbetsmiljön för städaren bli sämre. Priset ska räcka till lön enligt kollektivavtal, arbetsgivaravgifter, material och arbetsledning, så fråga firman hur det går ihop.

Ett lågt pris kan också hänga ihop med att städarna byts ofta. Varje ny städare får lära sig lokalerna från början, så under tiden missas det som den förra visste. Notan hamnar hos er när någon på kontoret får gå runt och påpeka det som inte blivit gjort. Blir missarna för många kan det sluta med att ni får byta städfirma och börja om.

Fråga därför hur firman bemannar uppdraget och vem som täcker upp vid sjukdom. Kontrollera också att städfirman har F-skatt, kollektivavtal och ansvarsförsäkring och om den är auktoriserad.

Jämförelsetabell för tre offerter

Fyll i en kolumn per offert. En ruta ni inte kan fylla i är en fråga att ställa till firman.

Frågor till städfirman om offerten

Ställ samma frågor till alla firmor och skriv ner svaren, så att ni kan jämföra dem. Ett svävande svar säger också något om firman.

• Vad har ni räknat med att göra i varje del av kontoret?
• Vad finns inte med i priset som vi kan komma att behöva under året?
• Hur prissätts extra arbete och vad händer med priset om vi vill ha städning oftare eller mer sällan?
• Hur och när justeras priset?
• Vem blir vår städare och vem täcker upp när städaren är sjuk?
• Vem är vår kontaktperson och vad händer när något har missats?
• Hur länge brukar era kunder stanna hos er?

Fler frågor inför avtalet finns i artikeln om att anlita städfirma till kontoret.

Kostnadsfri offert på kontorsstädning från Q & Co

Q & Co Städ AB gör kontorsstädning åt företag i Malmö och Lund. Vi startade 1989 och har kunder som har varit med sedan dess. Den löpande städningen gör vår egen personal med kollektivavtal. Städarna stannar länge hos oss, så ni får samma städare varje gång. Den som städar hos er lär sig därför lokalerna och hur ni vill ha det. Blir hen sjuk täcker våra arbetsledare upp så att städningen blir gjord. Vi har F-skatt och ansvarsförsäkring och är auktoriserat serviceföretag hos Almega Serviceföretagen.

Efter ett kostnadsfritt platsbesök får ni ett fast månadspris för den städning vi har kommit överens om, med städmaterial och utrustning inräknade. Avtalet lägger vi upp så att det passar er. Skicka en förfrågan med ungefär hur stort kontoret är och hur ofta ni vill ha städning. Vår ambition är att återkomma inom en arbetsdag. Ni kan också ringa 040‑24 05 33 eller mejla info@qco.se.

”Vi har anlitat Q & Co i många år och är alltid lika nöjda. […] För oss är kvalitet det viktigaste, och Q & Co lever verkligen upp till våra förväntningar.”
Maja Modigh, CEO, Hansson & Thyresson AB

Vanliga frågor

Vad kostar kontorsstädning?

Vad kontorsstädning kostar i månaden beror på hur mycket som ska städas och hur ofta, plus de tillägg ni väljer. Ytan, antalet toaletter och kök, golven och inredningen avgör hur mycket arbete det blir. Be därför om ett fast månadspris efter ett platsbesök, så att priset bygger på era lokaler och inte på ett genomsnitt.

Vad ska en offert på kontorsstädning innehålla?

En offert på kontorsstädning ska innehålla arbetsbeskrivningen för varje del av kontoret, hur ofta det städas, vad som ingår i priset per månad och vad som kostar extra. En bra offert säger också vem som städar, vem som täcker upp vid sjukdom, hur kvaliteten följs upp och vilka villkor avtalet har.

Hur jämför man offerter från städfirmor?

Ge alla firmor samma underlag, låt dem göra platsbesök och be dem räkna på samma arbetsbeskrivning och samma antal städtillfällen. Be om priset som en kostnad per månad och jämför vad som ingår och vem som städar. Då kan ni jämföra offerterna rad för rad.

Kostar det något att få en offert på kontorsstädning?

Hos Q & Co Städ AB är både platsbesöket och offerten på kontorsstädning kostnadsfria. Be om ett platsbesök hos alla firmor ni tar in offert från, så att alla räknar på samma lokaler.