Så anlitar ni städfirma till kontoret
När ni anlitar en städfirma till kontoret ska ni ta reda på om det är firmans egen personal som städar, om ni får samma städare varje gång och vem som kommer som vikarie när städaren är sjuk. Be firman komma ut och titta på lokalerna innan den lämnar pris och jämför offerterna mot en skriftlig arbetsbeskrivning. Kontrollera F-skatt, ansvarsförsäkring, kollektivavtal och auktorisation innan ni bestämmer er.
Längre ner finns en frågelista med svaren att lyssna efter när ni ska välja städfirma.
Skriv ner kontorets behov innan ni begär offert
Skriv ner hur kontoret används innan ni ringer runt, eftersom firmorna bara kan lämna priser som går att jämföra om alla har fått samma underlag. Ta med vilka ytor som ska städas, hur många som är på plats en vanlig dag, vilka ytor som slits mest, om städningen ska ske under eller utanför kontorstid och vem som ska ha nyckel och larmkod.
På många kontor behöver toaletterna och pentryt städas flera gånger i veckan, medan arbetsplatserna ofta klarar sig med färre gånger. Be därför om en frekvens för varje del av kontoret och inte bara ett antal timmar i veckan.
Egen personal, samma städare och vikarie vid sjukdom
En del städfirmor har egen personal medan andra skickar underleverantörer. Med underleverantörer är det inte säkert att firman ni har avtal med är den som anställer och utbildar den som får nyckel till ert kontor. Fråga rakt ut om det är firmans egna anställda som kommer.
Fråga sedan om ni får samma städare varje gång. En städare som kommer tillbaka lär sig sådant som aldrig står i en arbetsbeskrivning, till exempel var förbrukningsmaterialet står, vilka ytor som blir smutsigast och hur ni vill ha det i pentryt. Hos Q & Co får ni samma städare varje gång, eftersom våra städare stannar länge hos oss.
Fråga också vem som kommer som vikarie när er städare är sjuk och om vikarien är anställd hos firman. Svaret visar om kontoret blir städat även de dagar städaren är borta. Hos Q & Co täcker våra arbetsledare Viveka och Anna upp, så att städningen ändå blir gjord.
Kontrollera F-skatt, kollektivavtal och försäkring
F-skatten och auktorisationen kan ni kontrollera själva. I Skatteverkets tjänst Hämta företagsinformation fyller ni i firmans organisationsnummer och er e-postadress. Svaret kommer med mejl och visar om firman är godkänd för F-skatt, registrerad för moms och registrerad som arbetsgivare. En firma som säger att den har egen personal ska vara registrerad som arbetsgivare. Auktorisationen kontrollerar ni hos organisationen som har gett den. De två stora är Almega Serviceföretagens Auktoriserat Serviceföretag och Städbranschen Sveriges Auktoriserat Städföretag. Q & Co Städ AB är auktoriserat serviceföretag hos Almega Serviceföretagen och står i deras förteckning över auktoriserade företag. Vad auktorisationerna kräver går vi igenom i Auktoriserad städfirma.
Försäkringen och kollektivavtalet får ni fråga firman om. Fråga om firman har ansvarsförsäkring, som kan ersätta skador hos er som firman blir skadeståndsskyldig för. Är firman auktoriserad hos Almega är ansvarsförsäkring ett av kraven för auktorisationen, som förnyas varje år. Upphandlingsmyndigheten bedömer att det finns en risk för oskäliga arbetsvillkor vid upphandling av städtjänster. Fråga därför om alla medarbetare omfattas av kollektivavtal och inte bara en del av dem. På Q & Co omfattas alla medarbetare av kollektivavtal.
Platsbesök och arbetsbeskrivning före offerten
En offert som bygger på antalet kvadratmeter i ett mejl missar det som tar tid. Två kontor med samma yta kan ta helt olika lång tid att städa beroende på golven, antalet toaletter, pentryt och hur mycket som står framme. Därför ska firman komma ut och titta innan den lämnar pris. Vi på Q & Co gör platsbesöket kostnadsfritt och tar fram arbetsbeskrivningen tillsammans med er.
Arbetsbeskrivningen ska säga vilka ytor som ingår, vilka moment som görs vid varje städning, vilka som tas mer sällan och vad som är tillägg. Det som inte står där är svårt att kräva i efterhand. En mall för arbetsbeskrivningen finns i Vad ingår i kontorsstädning.
Läs offerten innan ni jämför priset
Se efter hur väl firman lyssnade under platsbesöket innan ni jämför slutsummorna. En offert som bygger på era lokaler känns igen på att den:
- nämner era rum och ytor och inte bara ”kontorsytor”
- har olika frekvens för olika delar, som tätare städning av toaletter och pentry
- tar upp det ni berättade på besöket, som ett golv som behöver annan behandling eller ytor som ska lämnas orörda
Är ett pris mycket lägre än de andra har firman ofta räknat med mindre tid eller färre moment, så fråga vad som skiljer. Får städaren för lite tid är det städaren som får välja vad som hoppas över. Skatteverket skriver dessutom att ett orimligt lågt pris kan vara ett tecken på fusk med skatter och avgifter. Hur ni jämför offerter med timpris, kvadratmeterpris och fast månadspris går vi igenom i Offert på kontorsstädning.
Fråga vad städfirmans löften betyder
När något går fel är det offerten, arbetsbeskrivningen och avtalet som visar vad ni har kommit överens om, inte en allmän formulering på en webbplats. Fråga därför vad orden på webbplatsen betyder hos just den firman.
| Det som står på många webbplatser | Det här ska ni få ett tydligt svar på |
|---|---|
| ”Samma städare” | Hur firman ser till att samma städare kommer och vem som täcker upp när hen är borta |
| ”Allt ingår” | Vad arbetsbeskrivningen tar upp och vad som är tillägg |
| ”Fast pris” | Vad priset omfattar och vad som händer med det när omfattningen ändras |
| ”Miljövänlig städning” | Vilka medel som används och om de är miljömärkta, som Svanen eller Bra Miljöval |
Uppföljning när något missas
Även en bra städare missar något ibland, så fråga vem som är er kontaktperson, hur ofta städningen följs upp och vart ni vänder er när något inte har blivit gjort. På Q & Co är arbetsledaren er kontaktperson och följer upp städningen med regelbundna kontroller. Har något inte blivit gjort är det arbetsledaren som åtgärdar det.
Skilj också på enstaka missar och sådant som kommer tillbaka. När samma sak missas vecka efter vecka räcker antingen tiden inte till eller så står momentet inte i arbetsbeskrivningen.
Det som brukar gå fel med en ny städfirma
De första veckorna med en ny städfirma skaver det oftast i sådant som ingen tänkte på att skriva ner.
- Städaren vet inte det som inte står på papper. Det kan gälla diskmaskinen, kaffemaskinen eller vilka skrivbord som ska lämnas orörda. Gå igenom lokalerna tillsammans med städaren innan första städningen.
- Synpunkterna når aldrig firman. Medarbetarna säger till varandra när något har missats i stället för till någon som kan göra något åt det. Utse en person hos er som samlar synpunkterna och för dem vidare till firmans kontaktperson.
- Ytorna är inte fria. Står det fullt på skrivborden blir de inte avtorkade. Bestäm vad som gäller och berätta det för medarbetarna innan starten.
Hur ni planerar startdagen, nycklarna och de första veckorna med en ny firma går vi igenom i Byta städfirma.
Frågor att ställa till städfirman
Ställ samma frågor till varje firma, så att svaren går att jämföra.
| Fråga | Ett svar som håller | Varningstecken |
|---|---|---|
| Personalen | ||
| Är det era egna anställda som städar hos oss? | Ja, eller namnet på underleverantören och att samma krav gäller för den | Svaret dröjer eller blir ”det beror på” |
| Får vi samma städare varje gång? | Ja, med en förklaring av hur firman ser till det | ”Vi försöker” utan att någon kan säga hur |
| Vem kommer som vikarie när vår städare är sjuk? | En namngiven person eller roll hos firman | ”Vi löser det” utan namn eller roll |
| Kontrollerna | ||
| Är ni godkända för F-skatt och registrerade som arbetsgivare? | Ja, vilket syns i Hämta företagsinformation | Firman säger sig ha egen personal men är inte registrerad som arbetsgivare |
| Har ni ansvarsförsäkring? | Ja, utan att tveka | Firman är osäker eller undviker frågan |
| Omfattas alla era medarbetare av kollektivavtal? | Ja, alla | Bara en del, eller ett svävande svar |
| Vilken auktorisation har ni? | Namnet på auktorisationen och var den går att kontrollera | Bara en logotyp eller ett intyg, utan att firman går att hitta hos organisationen |
| Arbetsbeskrivningen och priset | ||
| Kan ni lämna pris utan att se lokalerna? | Nej, vi kommer ut först | Pris direkt på kvadratmeter i mejlet |
| Vad ingår och vad är tillägg? | En skriftlig arbetsbeskrivning för just ert kontor | En allmän lista som kunde gälla vilket kontor som helst |
| Avtalet och uppföljningen | ||
| Vem är vår kontaktperson? | En person med namn eller roll som ni når direkt | Ingen med namn eller roll att vända sig till |
| Vad händer när något har missats? | Vem som kommer ut och rättar till det | ”Hör av er så tittar vi på det” |
Om Q & Co Städ AB
Vi startade i Småland som Värnamo Städ 1989 och har kunder som har varit med sedan dess. I dag är vi omkring 30 anställda och sköter kontorsstädning i Malmö och kontorsstädning i Lund med egen personal och arbetsledare som följer upp städningen. Våra städare är svensktalande, så ni kan stämma av önskemål och rutiner direkt med den som städar hos er. Vi har F-skatt och ansvarsförsäkring.
Efter ett kostnadsfritt platsbesök får ni en kostnadsfri offert med fast månadspris. Städmaterial och utrustning ingår i priset, medan förbrukningsmaterial som papper och tvål kan läggas till som en tilläggstjänst.
”Vi har tidigare anlitat flera olika städföretag, men sedan vi började samarbeta med Q & Co Städ har vi äntligen hittat en leverantör som verkligen lever upp till våra förväntningar. […]”
Philip Lantz, Head of Operations, PA KOMPETENS AB
Skicka en förfrågan, ring 040‑24 05 33 eller skriv till info@qco.se och berätta ungefär hur stort kontoret är och hur ofta ni vill ha städning. Vår ambition är att återkomma inom en arbetsdag. Byter ni från en annan firma kan vi planera starten till det datum ert nuvarande avtal löper ut.
Vanliga frågor
Vad ska man kontrollera innan man anlitar städföretag?
Fråga om det är egen personal som städar, om ni får samma städare varje gång, vem som städar vid sjukdom och vem som är er kontaktperson. Kontrollera också F-skatt, ansvarsförsäkring, kollektivavtal och auktorisation.
Hur väljer man städfirma till företaget?
Låt två eller tre firmor göra platsbesök och ställ samma frågor till alla. Välj den firma som ger tydligast besked om vem som städar och vem som kommer vid sjukdom och som lämnar en arbetsbeskrivning för just ert kontor.
Varför ska städfirman göra platsbesök innan den lämnar offert?
Hur lång tid städningen tar beror på golven, antalet toaletter, pentryt och hur mycket som står framme. Först efter ett platsbesök kan firman skriva en arbetsbeskrivning för just ert kontor och sätta ett pris som går att jämföra.
Vilka varningstecken ska man se upp med när man anlitar städfirma?
Varningstecken är att firman lämnar pris utan att ha sett lokalerna, inte kan säga vem som kommer som vikarie vid sjukdom eller bara kan visa en logotyp för sin auktorisation. Var också vaksam när en firma säger sig ha egen personal men inte är registrerad som arbetsgivare. Ligger ett pris långt under de andras är det värt att fråga vad som skiljer.