Byta städfirma på kontoret

Tecken på att det är dags att byta städfirma

Att pentryt missades en gång är sällan skäl nog att byta städfirma, men kommer samma brister tillbaka efter att ni har sagt till är det dags att se sig om. Tecknen brukar vara de här:

• Kvaliteten blir bättre en vecka och sedan som förut. Toaletterna eller pentryt sköts ordentligt veckan efter att ni har klagat, men sedan glider det tillbaka. Eller så var städaren noggrann första månaden och sedan har det blivit lite slarvigare för varje vecka.
• Det kommer en ny städare hela tiden. Ni får förklara lokalerna och era önskemål från början varje gång eftersom ingen hinner lära sig hur ni vill ha det.
• Ni når ingen kontaktperson. Eller så svarar någon som aldrig har sett ert kontor.
• Ingen följer upp kvaliteten. Ni upptäcker felen själva när de redan har satt sig.

Klaga skriftligt till städfirman först

Har ni bara sagt till städaren muntligt eller aldrig pratat med den som ansvarar för ert kontor hos städfirman, ge firman en tydlig chans först med ett skriftligt klagomål till den ansvarige. Skriv vad som inte blir gjort och när ni stämmer av igen.

Blir det bättre och håller i sig har ni sparat ett byte. Kommer samma problem tillbaka har ni i stället klagomålen skriftligt. Dem behöver ni om ni vill säga upp avtalet i förtid. Har ni redan skrivit till firman utan att något hänt kan ni hoppa över det här steget.

Uppsägningstid och villkor i städavtalet

Uppsägningstiden skiljer sig mellan städavtal, så läs ert eget avtal och de allmänna villkor det hänvisar till. Leta efter det här:

• Uppsägningstiden och från vilken dag den räknas.
• Avtalstiden, alltså om avtalet gäller till ett visst datum och förlängs automatiskt om ingen säger upp det.
• Hur uppsägningen ska göras, till exempel skriftligt och till vem.
• Vad som ska lämnas tillbaka, som nycklar, taggar och passerkort.
• Vad som tillhör vem i städförrådet. Maskiner, städmaterial och förbrukningsmaterial kan vara städfirmans eller era. Räkna det som är ert före bytet, annars kan ni köpa samma papper och tvål en gång till.

Tidsplan för att byta städfirma

Utgå från slutdatumet och räkna baklänges.

Exempel. Anta att ert avtal har tre månaders uppsägningstid räknat från den dag uppsägningen kommer fram. Ska avtalet upphöra den 31 mars behöver uppsägningen vara framme senast den 31 december. Platsbesöken bör vara gjorda i november för att ni ska hinna jämföra offerterna före jul.

Säger ni upp för sent skjuts slutdatumet upp, så ni betalar den gamla firman längre än ni hade tänkt. Förlängs avtalet automatiskt kan det dessutom löpa en hel avtalsperiod till, så lägg in sista dagen för uppsägning i kalendern med marginal.

Ta in offerter innan ni säger upp städavtalet

Be om ett platsbesök i stället för ett pris på distans. Ni som byter vet exakt vad som inte har fungerat. Visa pentryt som inte blev torkat och toaletten där papperet tog slut och fråga hur firman gör för att det inte ska hända hos er.

Ställ samma frågor till varje firma:

• Får vi samma städare varje gång?
• Vem är vår kontaktperson och hur följer ni upp kvaliteten?
• Vad händer när något har missats eller när städaren är sjuk?
• Kan ni ta vid den dag vårt nuvarande avtal löper ut?

Fråga också om firman är auktoriserad och har kollektivavtal. Be om en arbetsbeskrivning med vad som ska städas och hur ofta. Vad den brukar innehålla står i vad som ingår i kontorsstädning.

Be om ett fast pris per månad i offerten, så vet ni vad städningen kommer att kosta innan ni säger upp det gamla avtalet. Hos Q & Co är platsbesöket och offerten kostnadsfria. Arbetsbeskrivningen tar vi fram tillsammans med er.

Säga upp städfirman skriftligt

Uppsägningen behöver inte vara lång eller förklara varför ni byter. Skicka den på det sätt avtalet säger och spara bekräftelsen, eftersom den visar att uppsägningen kom fram i tid.

Överlämning till den nya städfirman

Det som lätt faller bort vid ett byte är det som den förra städaren gjorde utan att det stod någonstans. Kanske torkade hen av kaffemaskinen varje gång eller visste vilket rum som inte skulle städas på måndagar. Skriv därför ner det ni vet före bytet:

• det som inte har fungerat, med datum
• arbetsbeskrivningen ni har i dag och det som har gjorts utöver den
• nyckellistan med varje nyckel, tagg och passerkort, vem som har den och vilket nummer den har
• vem som administrerar larmet och passersystemet, ni eller hyresvärden
• rum och ytor med egna regler, som rum som bara städas vissa dagar eller golv som ska skötas på ett särskilt sätt

Lämna listan till den nya firman senast före första städningen.

Nycklar och larm när ni byter städfirma

Nycklarna, taggarna och passerkorten är era eller hyresvärdens, inte städfirmans. Därför är det ni som tar emot dem av den gamla firman och lämnar över dem till den nya. Låt den nya firman kvittera det den får.

Be den som administrerar larmet och passersystemet att ta bort den gamla firmans koder och taggar samma dag som nycklarna kommer tillbaka. Saknas en tagg kan ni spärra den.

Fråga också den nya firman hur den hanterar nycklar och larm, särskilt om städningen ska göras utanför kontorstid.

Undvik att betala för två städfirmor samtidigt

Dubbla kostnader kan uppstå på några ställen:

• Uppsägningen kommer fram för sent och ni får betala den gamla firman samtidigt som den nya har börjat.
• Firmorna överlappar utan att ni har bestämt det. Vill ni ha en överlappning, till exempel för en storstädning innan den gamla slutar, så bestäm det. Annars tar den nya vid först när den gamla har slutat.
• Den sista fakturan ska bara gälla fram till slutdatumet. Faktureras städningen i förskott, kontrollera att ni inte har betalat för tid efter det.
• Det som ingår och det som är tillägg kan skilja sig mellan firmorna. Lägg den nya offerten bredvid ert nuvarande avtal och gå igenom dem rad för rad. Fråga särskilt vem som köper in papper och tvål efter bytet, eftersom det ingår i priset hos en del firmor och är en egen tjänst hos andra. Hur ni jämför offerter står i artikeln om offert på kontorsstädning.

Uppföljning efter bytet av städfirma

Har smuts hunnit samlas på lister, element och i pentryt kan en storstädning vid starten ge den nya städaren en ren utgångspunkt. Hos Q & Co väljer ni själva vad en storstädning ska omfatta, några delar av lokalen eller hela.

Se till att någon från er är på plats första gången och säg till direkt när något missas, även småsaker. Det som rättas första veckan lägger städaren in i sin runda. Får ett fel stå kvar en månad blir det svårare att ta upp, eftersom det då har blivit så det görs.

Boka en uppföljning med firmans kontaktperson efter de första veckorna. Gå igenom vad som fungerar och om arbetsbeskrivningen behöver ändras, eftersom det ofta är först då ni ser vilka önskemål som aldrig kom med i den.

Hos Q & Co är det arbetsledaren som är er kontaktperson och följer upp städningen med regelbundna kontroller.

Byta till Q & Co Städ

Q & Co grundades 1989 i Småland som Värnamo Städ och har kunder som har varit med sedan starten. Vi städar hos företag i Malmö och Lund. Ni får samma städare varje gång, eftersom våra städare stannar länge hos oss. Som en del av vår kvalitetsgaranti åtgärdar våra arbetsledare Viveka och Anna det som inte har blivit gjort. De täcker också upp när er städare är sjuk, så att städningen blir gjord. Avtalet läggs upp så att det passar er.

”Vi är väldigt nöjda kunder av Q & Co Städ. De ger sin personal de rätta förutsättningarna, både i tid och utrustning, för att utföra ett bra jobb. Detta märkte vi tydligt skillnad på när vi bytte från vårt gamla städföretag. Personalen har inte bara rätt utrustning, de är lätta att kommunicera med och är allmänt mer professionella. […]”
Charlotta Lannerheim, VD, BLUEBOX

Skriv några rader till oss om ungefär hur stort kontoret är, hur ofta ni vill ha städning och när ert nuvarande avtal löper ut, så bokar vi ett kostnadsfritt platsbesök. Ni kan också ringa 040‑24 05 33 eller mejla info@qco.se. Vår ambition är att återkomma inom en arbetsdag. Läs mer om vår företagsstädning i Malmö och vår företagsstädning i Lund.

Vanliga frågor

Hur lång uppsägningstid har ett städavtal?

Det skiljer sig mellan avtal, så läs vad ert avtal och dess allmänna villkor säger. Där står också från vilken dag uppsägningstiden räknas och hur uppsägningen ska göras. Hittar ni inte avtalet kan ni be städfirman om en kopia.

Kan en ny städfirma börja samma dag som det gamla städavtalet går ut?

Ja, en ny städfirma kan oftast börja samma dag som det gamla städavtalet går ut, om ni bestämmer startdatumet med den i god tid. Hos Q & Co, som städar kontor i Malmö och Lund, kan starten planeras till det datum ert nuvarande avtal löper ut, så att bytet sker utan uppehåll i städningen.

Kan vi säga upp avtalet i förtid om vi är missnöjda med städfirman?

Det beror på vad avtalet och dess allmänna villkor säger om fel i tjänsten och om hävning. Spara de skriftliga beskeden ni har skickat om det som inte blivit gjort, eftersom det är dem ni kan hänvisa till. Säger villkoren inget avgörs frågan av allmänna avtalsrättsliga principer, som i regel kräver att felen är allvarliga. Enklast är ofta att säga upp avtalet med den vanliga uppsägningstiden och planera bytet till slutdatumet.